Privacy Policy van Rotterdam Multiservices (RD Multiservices) B.V.

Laatst bijgewerkt: 22 mei 2025

 Rotterdam Multiservices (RD Multiservices) B.V., gevestigd aan Ebweg 55, 2991LS Barendrecht en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 51786621, hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy. In deze Privacy Policy leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze verzamelen en hoe we ze gebruiken en beschermen, met name in het kader van onze "Snel start" web-app feature en het gebruik van Google API's.

1. Contactgegevens

Voor vragen over deze Privacy Policy of over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met:

Contactpersoon: Roy Slagter E-mailadres: roy@rdmultiservices.nl


2. Welke gegevens verzamelen wij en waarom?

In het kader van de "Snel start" feature van onze web-app verzamelen en verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam: Wij controleren of deze gegevens overeenkomen met de gegevens die bij ons bekend zijn in ons CRM-systeem. Dit doen we om uw identiteit te verifiëren wanneer u een overeenkomst digitaal ondertekent.
  • E-mailadres: Wij controleren of dit e-mailadres overeenkomt met het e-mailadres waarnaar wij de offerte-overeenkomst hebben verzonden. Indien dit overeenkomt, sturen wij een One-Time-Password (OTP) code naar dit e-mailadres om uw identiteit verder te verifiëren voordat u de overeenkomst kunt ondertekenen.
  • Handtekening: Uw digitale handtekening wordt gebruikt om de overeenkomst te ondertekenen. Conform de eIDAS-verordening (AES-profiel) wordt deze handtekening na het genereren van de overeenkomst vernietigd en niet duurzaam opgeslagen in onze systemen.
  • IP-adres: Uw IP-adres wordt vastgelegd en toegevoegd aan de audit trail en het certificaat dat aan het einde van de getekende overeenkomst wordt opgenomen. Dit dient om te herleiden waar en wanneer de overeenkomst is ondertekend, essentieel voor de juridische geldigheid conform de eIDAS-wetgeving.
  • Tijdzone: De tijdzone van uw locatie wordt vastgelegd en toegevoegd aan de audit trail en het certificaat van de getekende overeenkomst. Dit draagt bij aan de nauwkeurigheid van de tijdregistratie van de ondertekening, wat ook van belang is voor de juridische geldigheid.


Doel van de verwerking: Het primaire doel van de verzameling en verwerking van deze gegevens is om u in staat te stellen digitale offertes in te zien en overeenkomsten rechtsgeldig te ondertekenen via onze "Snel start" feature. Dit omvat:

  • Verificatie van uw identiteit.
  • Het faciliteren van het digitaal ondertekenen van overeenkomsten.
  • Het voldoen aan de eIDAS-verordening (Advanced Electronic Signature - AES profiel) en het waarborgen van de juridische geldigheid van de overeenkomsten.


Rechtsgrondslag voor de verwerking: De verwerking van uw persoonsgegevens voor de "Snel start" feature is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent (de offerte die een overeenkomst wordt) en voor het voldoen aan een wettelijke verplichting (de eIDAS-verordening met betrekking tot digitale handtekeningen).


3. Delen van gegevens met derden
Rotterdam Multiservices (RD Multiservices) B.V. deelt geen persoonsgegevens met derden voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacy Policy.


4. Google API's en Gebruikersgegevens
Wij maken intern gebruik van Google Drive API en Google Sheets API om onze salesafdeling te ondersteunen bij het opmaken van offertes. Via deze API's tonen wij uitsluitend de bestandsnamen van de meest recente Google Sheets-bestanden.

Belangrijk: Deze functionaliteit is uitsluitend bedoeld voor intern gebruik door onze salesafdeling. Gebruikers die de offerte-overeenkomst ontvangen en de "Snel start" feature gebruiken, maken via onze web-app géén gebruik van Google API's voor het verkrijgen of verwerken van hun persoonsgegevens. Uw gegevens worden niet met Google gedecombineerd door middel van onze webapp.


5. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld en verwerkt, of zolang wettelijk verplicht.

  • Voor- en achternaam en e-mailadres: Deze gegevens worden bewaard totdat u ervoor kiest de overeenkomst te beëindigen en uw account te verwijderen.
  • De ondertekende overeenkomst (als PDF): De overeenkomst zelf, inclusief de audit trail en het certificaat, wordt bewaard voor de duur van de overeenkomst plus 10 jaar. Deze bewaartermijn is noodzakelijk om te voldoen aan onze fiscale bewaarplichten en voor juridische bewijsvoering indien nodig.
  • Handtekening: Zoals eerder vermeld, wordt de handtekening direct na het genereren van de overeenkomst vernietigd en niet duurzaam opgeslagen.


6. Beveiliging van uw gegevens
Rotterdam Multiservices (RD Multiservices) B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Deze maatregelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

  • SSL/TLS encryptie: Alle dataoverdracht tussen uw browser en onze servers is beveiligd met SSL/TLS encryptie.
  • Tweefactorauthenticatie (2FA): Wanneer u overgaat tot het digitaal ondertekenen van een overeenkomst, wordt tweefactorauthenticatie toegepast om de identiteit van de ondertekenaar extra te beveiligen.
  • Geheimhoudingsverklaringen: Al onze medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.


7. Gebruik van Cookies

Onze web-app maakt gebruik van analytische cookies om geanonimiseerd inzicht te krijgen in websitebezoek en gebruikersgedrag. Deze cookies verzamelen geen direct identificeerbare persoonsgegevens en worden uitsluitend gebruikt om de prestaties en functionaliteit van onze web-app te meten en te verbeteren. Door het gebruik van deze cookies kunnen wij de gebruikerservaring optimaliseren zonder uw privacy in gevaar te brengen.


8. Uw rechten als betrokkene
Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: U heeft het recht om een overzicht te vragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
  • Recht op rectificatie: U kunt ons verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
  • Recht op wissing (recht om vergeten te worden): U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen onder bepaalde omstandigheden.
  • Recht op beperking van de verwerking: U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist.
  • Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, zodat u deze aan een andere partij kunt overdragen.
  • Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar support@rdmultiservices.nl. Wij zullen binnen 5 werkdagen op uw verzoek reageren en uw aanvraag binnen 30 dagen afhandelen.


9. KlachtenMocht u een klacht hebben over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact opnemen met de contactpersoon zoals vermeld in sectie 1 van deze Privacy Policy. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).